Система электронного документооборота

Все официальное общение граждан, юридических лиц и государственных органов происходит с помощью документального оформления. Учет документов, их перемещение и контроль регламентируются правилами документооборота и электронного делопроизводства, предусмотренными ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система «Е1 Евфрат» полностью соответствует прописанному там регламенту. В компаниях, где созданы собственные регламенты, автоматизированная система делопроизводства может быть адаптирована под специфичные требования.

С её помощью технологии электронного ведения документооборота предприятия делопроизводства интегрируются в единый процесс. Бумажный поток существенно уменьшается за счёт автоматизации рутинных операций не только внутри предприятия, но и при внешней коммуникации. Происходит алгоритмизация процессов разработки, согласования и утверждения документов, соответствующая технологическому циклу. Таким образом осуществляется документационная обеспечение бизнес-процессов: управление ресурсами, реализация административно-управленческих функций, контроль за работой персонала, планирование и оперативный учёт рабочего времени. Степень эффективности взаимодействия отдельных подразделений возрастает за счёт оперативного обмена организационно-распорядительными документами независимо от их специфики.

Система обеспечивает прием и рассылку документов посредством таких внешних систем, как Internet, Fax, Telex и почтовых систем. Формирующаяся база электронных документов независимо от их типа предоставляет возможность многокритериального поиска по содержимому документов или по сложным логическим условиям. Вероятность потери документов сокращается при этом на 95%, а количество использованной бумаги – в 5 раз. Учёт рабочего времени и контроль исполнения поручений внутри организации осуществляется более эффективно.